Plan de transformation de votre secteur

Les récits de transformation sectorielle ont tous le même défaut : ils montrent la ligne d’arrivée. On y voit une entreprise qui a réinventé son métier, jamais le mois où trois personnes se demandaient si les données existaient seulement. Ce qui manque dans ces histoires, c’est précisément la partie que vous devez vivre.

Cette trousse prend le chemin inverse. Elle part d’un seul processus, d’une seule étape de ce processus, et d’un chiffre que vous obtenez vous-même. Une transformation de secteur n’est pas une décision qu’on prend un matin : c’est le nom qu’on donne, des années plus tard, à une suite de petits essais qui ont fonctionné. Personne ne commence par la transformation. Tout le monde commence par une tâche.

L’ordre compte. Vous chiffrez d’abord le cas d’usage que vous visez, parce qu’un chiffre modeste vous protège d’un projet démesuré. Vous vérifiez ensuite si votre entreprise a la matière première pour le porter. Vous suivez un plan de 90 jours qui se termine par une décision, et vous ne parlez de rien à personne avant d’avoir quelque chose à montrer.

Chiffrez un seul cas d’usage avant tout le reste

Prenez l’étape de votre métier qui consomme le plus d’heures, pas celle qui ferait la meilleure histoire. Les cas d’usage avancés ont ceci de particulier qu’ils sont séduisants à décrire et coûteux à vérifier : c’est justement pour cela qu’il faut les ramener à des heures et à des dollars avant d’y consacrer un trimestre.

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Trois corrections à apporter mentalement à ce calcul, parce qu’un cas d’usage avancé se comporte différemment d’une automatisation simple.

La part réellement automatisable est plus basse qu’ailleurs. Un cas d’usage avancé touche en général une étape où le jugement compte, et le jugement résiste. Il restera les dossiers hors norme, les clients particuliers et les situations que personne n’avait prévues. Partez bas, montez seulement quand vos observations vous y autorisent.

Le coût mensuel doit inclure la préparation des données. C’est le poste que tout le monde oublie et qui fait dérailler le plus de projets : rassembler l’historique, le nettoyer, corriger les entrées incohérentes, décider quoi faire des dossiers incomplets. Ce travail se compte en heures de vos employés, pas en abonnement.

Le temps de validation par une personne expérimentée doit lui aussi être compté. Sur un cas d’usage avancé, quelqu’un qui connaît le métier doit regarder les résultats, au moins pendant les premiers mois. Si cette personne est aussi la plus occupée de l’entreprise, vous venez de trouver la vraie contrainte de votre projet.

Vérifiez ce que votre entreprise peut réellement porter

Les questions qui suivent ne portent pas sur votre ambition. Elles portent sur la matière première : vos données, vos processus écrits, votre capacité à mener un projet interne jusqu’au bout. Un cas d’usage avancé sans historique de données exploitable n’est pas un projet, c’est une intention.

Répondez selon ce qui se passe réellement, pas selon ce qui est prévu pour l’automne. Une note de 0 signifie jamais, une note de 3 signifie systématiquement.

Un résultat bas ne signifie pas que votre entreprise est en retard. Il signifie que le travail à faire n’est pas encore un travail d’IA : c’est un travail de mise en ordre. Écrire un processus, rassembler un historique, nommer les décisions qui reposent sur une seule personne, ce sont des gestes qui vous serviront même si vous n’achetez jamais rien.

Le plan de 90 jours

Ce plan sert à une seule chose : arriver au quatre-vingt-dixième jour avec une décision écrite plutôt qu’avec une impression. Chaque phase produit un document. Si une phase se termine sans document, elle n’est pas terminée, et vous ne passez pas à la suivante même si le calendrier vous y invite.

La tentation, dans ce genre de projet, est d’inverser les deux dernières étapes : parler d’abord, mesurer ensuite. Elle est compréhensible, parce qu’une annonce coûte moins cher qu’une preuve et produit un effet immédiat. Elle se paie plus tard, le jour où un client vous demande de lui montrer le résultat dont vous vous étiez vanté.

Les prompts pour cartographier et pour trier

Le premier travail d’un cas d’usage avancé n’est pas technique, il est descriptif. Tant que votre processus n’est pas écrit étape par étape, personne ne peut vous dire où l’IA aurait un effet, et vous accepterez la première proposition d’un fournisseur faute d’avoir votre propre carte. Les deux premiers prompts servent à cela.

Les suivants servent à réduire. Un dirigeant qui cherche des cas d’usage en trouve toujours trop : le talent consiste à en éliminer quatre sur cinq et à écrire pourquoi. Le prompt de recherche d’échec est le plus désagréable de la série, et c’est généralement celui qui vous fera économiser le plus d’argent.

Tu es analyste de processus dans une PME québécoise de [nombre] employés,
secteur [secteur].

Je veux décrire un de nos processus au complet pour pouvoir ensuite décider où
une automatisation aurait du sens. Le processus est : [nommer le processus,
de son point de départ à son point d'arrivée].

Pose-moi une question à la fois, attends ma réponse, puis passe à la suivante.
Fais-moi préciser, pour chaque étape : qui la fait, avec quel outil, à partir
de quelle information, combien de temps elle prend, ce qui la bloque, et ce qui
arrive quand elle échoue.

Quand nous aurons fait le tour, présente le processus sous forme de tableau,
une ligne par étape. Ajoute une dernière colonne où tu indiques, pour chaque
étape, si l'information qu'elle utilise existe déjà sous forme exploitable ou
si elle vit uniquement dans la tête de quelqu'un.

N'ajoute aucune étape que je ne t'ai pas décrite.

Voici la description de notre processus : [coller le tableau produit
précédemment].

Repère les endroits où du temps se perd, en cherchant précisément :
les attentes entre deux personnes, les informations ressaisies plus d'une fois,
les corrections d'erreurs commises en amont, les allers-retours pour obtenir une
approbation, et les étapes qui existent seulement parce qu'une autre étape n'est
pas fiable.

Pour chaque perte repérée, dis-moi ce qu'il faudrait mesurer pour en connaître
le coût réel, et comment le mesurer en moins de deux semaines sans déranger
l'équipe.

Ne me donne aucune estimation chiffrée toi-même : je veux savoir quoi mesurer,
les chiffres viendront de nous.

À partir de ce processus [coller la description] et de ces pertes de temps
repérées [coller les constats], propose-moi cinq cas d'usage possibles pour
de l'IA.

Pour chacun, donne : l'étape touchée, ce que l'outil ferait concrètement,
les données qu'il faudrait lui fournir, la compétence interne nécessaire pour
le suivre, et ce qui resterait obligatoirement humain.

Ensuite, classe ces cinq cas d'usage du plus faisable au moins faisable dans
les six prochains mois, en tenant compte du fait que nous sommes une PME de
[nombre] employés sans équipe technique interne.

Termine en me disant lequel tu écarterais en premier et pourquoi. Ne cherche
pas à me faire plaisir : je veux réduire la liste, pas l'allonger.

Nous avons retenu ce cas d'usage : [décrire].

Imagine que nous sommes dans douze mois et que le projet a échoué. Écris les
huit raisons les plus probables de cet échec, dans notre contexte de PME
québécoise du secteur [secteur].

Couvre au minimum : la qualité et la disponibilité des données, les exceptions
de notre métier, la charge de travail de la personne responsable, la réaction
des employés dont le travail change, la réaction des clients, la dépendance au
fournisseur, les obligations réglementaires, et le coût qui dérape.

Pour chacune, indique le signal qui apparaîtrait en premier si cette cause
était en train de se réaliser, et ce que nous pourrions vérifier dès ce mois-ci
pour savoir si le risque est réel chez nous.

Rédige le cahier des charges d'un essai limité, destiné à un fournisseur.

Contexte : [décrire l'entreprise et le processus]. Cas d'usage retenu :
[décrire]. Données disponibles : [décrire ce que vous avez réellement].

Le document doit tenir en deux pages et contenir : ce que nous voulons obtenir
à la fin de l'essai, les cas réels sur lesquels l'essai portera, y compris les
cas difficiles, ce que nous fournissons et ce que nous attendons du fournisseur,
la façon dont nous jugerons le résultat, la durée et la date de décision, et ce
qui se passe pour nos données à la fin de l'essai.

Écris-le dans un français simple, sans vocabulaire technique inutile. Là où il
me manque une information pour compléter, laisse un espace entre crochets
plutôt que d'inventer une réponse plausible.

La grille avant d’annoncer quoi que ce soit

Cette grille se coche en trois temps : avant de choisir le cas d’usage, pendant la preuve, et avant de parler à qui que ce soit à l’extérieur de l’entreprise. Le dernier groupe est le plus souvent négligé et le plus coûteux à négliger. Une transformation annoncée trop tôt engage votre réputation sur un résultat que vous n’avez pas encore observé.

Ce que cette trousse ne fait pas

Elle ne vous donnera pas de catalogue de cas d’usage par secteur. Les listes de ce genre circulent beaucoup et servent surtout à vendre : elles décrivent des entreprises dont vous ne connaissez ni la taille, ni les données, ni ce qui a été omis du récit. Votre meilleur cas d’usage se trouve dans la description de votre propre processus, pas dans le résumé de celui d’une autre entreprise.

Elle ne vous promet aucun ordre de grandeur de résultat. Vous entendrez des multiplicateurs impressionnants sur la valeur créée par l’IA. Aucun de ces chiffres n’a été mesuré chez vous, et la plupart proviennent de sources qui ne publient ni leur méthode ni leur échantillon. Le seul chiffre qui vous servira devant un partenaire financier est celui que vous aurez observé sur vos propres dossiers.

Enfin, elle ne remplace ni un avis juridique ni un avis comptable. Dès que votre cas d’usage touche des renseignements personnels, des données de santé, des dossiers d’employés ou une activité encadrée par un ordre professionnel, vos obligations priment sur toute méthode de projet. Faites valider votre démarche avant de confier ces données à un fournisseur, et faites valider votre calcul avant de le présenter à un prêteur.